Huishoudelijk Reglement Sla Raak Oisterwijk
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baan- en afhangreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste sportkleding en -schoenen te dragen.
Artikel 2
a. De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten door middel van automatische incasso te voldoen vóór 1 februari van het desbetreffende verenigingsjaar. Uitgezonderd zijn jeugdleden, met een alles-in-1 pakket. Zij zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten door middel van 2 automatische incasso’s te voldoen in oktober en april.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
b. Op grond van artikel 8 lid 5 van de statuten kunnen aan de leden verplichtingen van niet-financiële aard worden opgelegd. In dat kader zijn alle seniorleden, met uitzondering van: - rustende leden;
- seniorleden van 70 tot en met 74 jaar;
- seniorleden van 75 jaar en ouder;
- seniorleden die een jaartaak hebben (bestuur);
- seniorleden die (een) andere vrijwilligersta(a)k(en) vervullen;
verplicht om jaarlijks minimaal twee “vrijwilligerspunten” te behalen door het vervullen van een bar- en/of keukendienst. Voor de leden die hierboven staan vermeld, geldt het volgende: - rustende leden hoeven géén vrijwilligerspunten te behalen;
- seniorleden van 70 tot en met 74 jaar hoeven slechts één vrijwilligerspunt te behalen;
- seniorleden van 75 jaar en ouder hoeven géén vrijwilligerspunten te behalen;
- seniorleden die een jaartaak hebben in het bestuur, hoeven naast hun jaartaak géén aanvullende vrijwilligerspunten te behalen;
- seniorleden die al een of meerdere vrijwilligersta(a)k(en) vervullen, hoeven slechts één vrijwilligerspunt te behalen en mogen hun bar- of keukendienst inplannen tijdens hun eigen activiteit (bijv. een eigen toernooi dat ze organiseren).
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.
Bestuursvergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een digitale uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Algemene vergaderingen
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat ten minste zeven dagen voordat de algemene vergadering plaatsvindt, door ten minste vijf leden schriftelijk bij de daartoe aangewezen persoon is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 8 Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door ten minste vier andere leden.
Commissies
Artikel 9
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 10
De kascommissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor de overeengekomen duur, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 11
Door de algemene vergadering wordt, voor de overeengekomen duur de ledenadministratie gekozen. Bestuursleden kunnen ook de hiervoor genoemde functie bekleden.
Besluitvorming
Artikel 12
Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 13
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 14
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 15
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt.
Artikel 16
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 17
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 lid 1 van de statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Straffen
Artikel 18
Op grond van artikel 2 van dit reglement geldt dat seniorleden verplicht zijn om in beginsel twee bar- en/of keukendiensten per jaar te vervullen. Het bestuur kan sancties opleggen indien een bar- of keukendienst door een seniorlid wordt verzaakt. Hiervoor geldt het volgende:
a. Indien een bar- of keukendienst door een seniorlid wordt verzaakt, wordt door het bestuur bij dat lid een boete in rekening gebracht ter hoogte van € 75,- per niet vervulde bar- of keukendienst.
b. Indien de boete door dat lid niet wordt voldaan c.q. wordt gestorneerd, zal het bestuur overgaan tot het blokkeren van diens KNLTB-pas totdat het lid de boete heeft betaald.
c. Indien de boete niet binnen 14 dagen na stornering door het lid is betaald, dan wordt aan hem/haar door het bestuur een herinneringsmail verstuurd, waarin staat vermeld dat het lid in de gelegenheid wordt gesteld de boete binnen 30 dagen alsnog te betalen.
d. Indien het lid de boete 30 dagen na het versturen van de herinneringsmail nog steeds niet heeft betaald, dan is het bestuur bevoegd om het lidmaatschap van dit lid op te zeggen op grond van artikel 6, leden 1 onder c, lid 3 en lid 6 van de statuten.
Artikel 19
De in de statuten genoemde schorsing kan door het bestuur worden opgelegd voor een maximum duur van 4 weken. Voor een schorsing van een langere periode dient het bestuur aan de algemene vergadering een voorstel te doen tot ontzetting uit het lidmaatschap.
Verklaring Omtrent Gedrag Artikel 20 De vereniging vraagt een VOG-verklaring (van maximaal 2 jaar oud) aan:
a. alle bestuursleden;
b. alle leden van jeugdcommissie;
c. alle leden van de kascontrolecommissie
d. alle trainers.
De vereniging vraagt een VOG (van maximaal 2 jaar oud) voor bovengenoemde personen om de kans op seksuele intimidatie en andere vormen van grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging te verkleinen. Door als vereniging een VOG te verlangen van iedereen die in zijn functie in aanraking komt met minderjarigen, mensen met een verstandelijke beperking, of andere kwetsbare groepen, waarborgen wij de veiligheid van onze leden.
Aanmeldingsformulier
Artikel 21
Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. De leden zullen wijzigingen in hun adres of contactgegevens doorgeven aan de ledenadministratie. Bij het aangaan van een lidmaatschap, stemt een lid in met de statuten en alle regelementen die gelden binnen de vereniging.
Leden van verdienste
Artikel 22
Op grond van artikel 4 lid 3 van de statuten, kan de algemene ledenvergadering besluiten (met een meerderheid van ten minste 2/3 van de stemmen) een lid als lid van verdienste benoemen, indien een lid zich ten opzichte van de vereniging bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt. Het bestuur stelt de volgende kaders voor het benoemen van een lid van verdienste. Ieder lid van Sla Raak kan worden benoemd tot lid van verdienste, indien:
a. dit lid genomineerd is door ten minste drie andere leden van Sla Raak;
b. dit lid minimaal 15 jaar actief is binnen de vereniging;
c. met “actief” wordt bedoeld dat het lid een grote bijdrage heeft geleverd c.q. levert aan het continueren van de vereniging en/of het spelplezier van onze leden en gasten;
d. dit lid gedurende het jaar, of bij meerdere activiteiten in een jaar, betrokken is of is geweest (niet enkel het organiseren van een jaarlijkse activiteit);
e. nominatie kan tijdens, maar ook na de periode dat een lid actief is geweest;
f. na nominatie van een lid door ten minste 3 andere leden, wordt de nominatie binnen het bestuur besproken en bij akkoord door het bestuur voorgedragen aan de algemene ledenvergadering;
g. het lid wordt als lid van verdienste benoemd, indien hiertoe wordt besloten met een meerderheid van ten minste 2/3 van de stemmen door de algemene ledenvergadering;
h. leden van verdienste hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en de statuten aan seniorleden zijn toegekend, met inachtneming van artikel 8 lid 3 van de statuten;
i. leden van verdienste worden, indien zij hiermee instemmen, vermeld op ons park (binnen en/of buiten ons paviljoen) en op de website.
Slotbepalingen
Artikel 23
Alle leden kunnen kennisnemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Artikel 24
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 20maart 2024.
